4A_200/2025 — Auslagenersatz des Handelsreisenden: Spesenpauschale, Kilometerentschädigung und Telefonkosten

Rechtsgebiet: Arbeitsrecht (Handelsreisendenvertrag, Art. 347 ff. OR) · Vorinstanz: Tribunal cantonal du canton de Vaud, Cour d'appel civile · Besetzung: Kiss (Präsidentin), Denys, May Canellas; Gerichtsschreiber Hausammann · Verfahrensergebnis: Abweisung der Beschwerde der Arbeitgeberin

Executive Summary

• Kernpunkt: Ein Handelsreisender (Versicherungsberater) kann trotz vereinbarter Spesenpauschale den Ersatz effektiver Berufsauslagen verlangen, wenn die Pauschale die tatsächlichen Aufwendungen nicht deckt. Das Bundesgericht bestätigt die kantonale Beurteilung der Kilometer- und Telefonkosten.
• Entscheidung: Die Beschwerde der Arbeitgeberin wird abgewiesen. Kilometerentschädigung (CHF 0.70/km für 20'720 km = CHF 14'504), Telefonkosten (CHF 1'334.75) und Kommissionssaldo (CHF 10'439.40) sind geschuldet.
• Bedeutung: Das Urteil präzisiert die Abrechnungspflicht des Handelsreisenden nach Art. 327c OR: Eine auf den Klientenlisten basierende Schätzung der gefahrenen Kilometer genügt als Spesenabrechnung, wenn sie dem Arbeitgeber die Überprüfung ermöglicht. Art. 42 Abs. 2 OR kann ergänzend für nicht einzeln belegbare Auslagen (nicht vertragsabschliessende Prospects) herangezogen werden. Bei privater Mitnutzung eines notwendigen Arbeitsinstruments (Mobiltelefon) trägt der Arbeitgeber die Kosten, wenn er kein eigenes Gerät zur Verfügung stellt.

Sachverhalt

Die A._ Sàrl (Arbeitgeberin) und B._ (Arbeitnehmer) schlossen am 23. August 2016 eine «convention de collaboration» (Handelsreisendenvertrag nach Art. 347 ff. OR) mit retroaktivem Effect ab 23. Mai 2016. Der Arbeitnehmer vermittelte Versicherungsverträge im Aussendienst. Art. 9 der Vereinbarung sah eine forfaitarische Spesenentschädigung von 2% (Lebensversicherungen) bzw. 3.8% (Nicht-Lebensversicherungen) der vom Arbeitgeber vereinnahmten Prämien vor.

Der Arbeitnehmer musste sich mindestens zweimal bei jedem vertragsabschliessenden Klienten persönlichen Besuch leisten und ein Produktivitätsziel von CHF 250'000 pro Monat erreichen. Er erhielt monatlich einen Kommissionsdekompt unter der Bezeichnung «Salaires» und bezog im Durchschnitt CHF 5'128.21 pro Monat. Später belegte er rund 100 Klientenbesuche in den Kantonen Waadt und Freiburg mit insgesamt 13'815.7 km per Privatfahrzeug. Zudem beschaffte er sich ein Mobiltelefon mit einem Abonnement von CHF 59 resp. CHF 82.75 monatlich, insgesamt CHF 1'334.75 für die relevanten Monate.

Am 30. März 2018 kündigte der Arbeitnehmer. Im November 2019 wies sein Kommissionsdekompt ein positives Saldo von CHF 10'439.39 auf, während der Gesamtdekompt per 14. September 2022 nach Abzug eines Betrags von CHF 23'034.46 ein negatives Salbo von CHF 12'595.07 ergab.

Die Vorinstanzen wiesen die widerklageweise geltend gemachte Forderung der Arbeitgeberin ab und verurteilten die Arbeitgeberin zur Zahlung von: (1) CHF 8'972.76 brutto als Urlaubszulage, (2) CHF 15'838.75 als Berufsauslagenersatz und (3) CHF 10'439.40 als Kommissionssaldo. Dagegen richtet sich die Beschwerde der Arbeitgeberin.

Erwägungen

Zulässigkeit und Sachverhaltsrüge (E. 1–2)

Das Bundesgericht tritt auf die Beschwerde in Zivilsachen ein (Streitwert über CHF 15'000, Wahrung der Frist nach Art. 100 Abs. 1 BGG). Es wendet das Bundesrecht von Amtes wegen an (Art. 106 Abs. 1 BGG), prüft aber nur die rechtsgenüglich vorgebrachten Rügen (Art. 42 Abs. 1 und 2 BGG; BGE 140 III 86 E. 2). Den verbindlichen Sachverhalt der Vorinstanz kann es nur bei offensichtlich unrichtiger Feststellung (Willkür, Art. 9 BV) oder Rechtsverletzung korrigieren (Art. 105 Abs. 2 BGG). Die Beweiswürdigung der kantonalen Instanz wird nur bei willkürlicher Beweiswürdigung korrigiert (BGE 140 III 26 E. 2.3). Zudem greift der Grundsatz der Beschöpfung (Erschöpfung der kantonalen Rechtsmittel, Art. 75 Abs. 1 BGG).

Auslagenersatz des Handelsreisenden (E. 3)

Rechtsgrundlagen (E. 3.1)

Das Bundesgericht stellt die anwendbaren Rechtsgrundlagen dar:

• Art. 327a Abs. 1 OR (anwendbar via Art. 355 OR): Der Arbeitgeber ersetzt dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen.
• Art. 327a Abs. 2 OR: Pauschalabreden bedürfen der Schriftform und müssen alle notwendigen Auslagen decken.
• Art. 327a Abs. 3 OR: Vereinbarungen, wonach der Arbeitnehmer notwendige Auslagen ganz oder teilweise selbst trägt, sind nichtig.
• Art. 327b Abs. 1 OR: Bei Benützung des Privatfahrzeugs hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Ersatz der laufenden Betriebs- und Unterhaltskosten.
• Art. 327c Abs. 1 OR: Der Auslagenersatz erfolgt aufgrund der Abrechnung des Arbeitnehmers. Der Arbeitnehmer trägt die Beweislast für Notwendigkeit und Höhe der Auslagen (BGE 131 III 439 E. 5.1). Er muss dem Arbeitgeber einen detaillierten Dekompt vorlegen, damit dieser die Berechtigung überprüfen kann (4C.263/2001 E. 2d).

Kilometerentschädigung (E. 3.2)

Die Arbeitgeberin rügt die Beweiswürdigung der Vorinstanz, die einen auf einer vom Arbeitnehmer erstellten Tabelle (Stück 27) basierenden Kilometerstand von 20'720 km mit CHF 0.70/km (insgesamt CHF 14'504) anerkannt hat. Sie macht geltend, es fehle ein Agendanachweis und eine Erklärung, warum bestimmte Fahrten vom Büro und nicht vom Wohnort aus erfolgten.

Das Bundesgericht weist die Rüge ab: Die Klientenliste mit Namen und Wohnorten wurde von der Arbeitgeberin selbst in den Prozess eingereicht (sie führte eine Klientenagenda). Darauf basierend konnte der Arbeitnehmer einen Dekompt im Sinne von Art. 327c Abs. 1 OR erstellen. Die kantonale Instanz stellte fest, dass der Arbeitnehmer mindestens montags, mittwochs und freitags das Büro der Arbeitgeberin aufzusuchen hatte, womit das Büro als Start- und Endpunkt der Fahrten angemessen war. Eine Willkürrüge oder Rechtsverletzung wird nicht dargelegt und ist nicht ersichtlich.

Anwendung von Art. 42 Abs. 2 OR (E. 3.3)

Die Arbeitgeberin rügt die Anwendung von Art. 42 Abs. 2 OR (Richtermacht bei unbelegt gebliebenem Schaden) auf die Fahrten zu Prospekten, die keinen Vertrag abschlossen. Die Rüge ist unbegründet: Das Bundesgericht stellt klar, dass die kantonale Instanz Art. 42 Abs. 2 OR nur für die Prospektfahrten ohne Vertragsabschluss anwendete (doppelte Anzahl der Personen, aber nur ein Besuch pro Person = halbe Kilometer). Für die Klienten mit Vertragsabschluss wurden die Kosten aufgrund der beigelegten Dokumente und nicht nach Art. 42 Abs. 2 OR bestimmt.

Telefonkosten (E. 3.4)

Die Arbeitgeberin macht geltend, die privaten und beruflichen Anteile der Telefonkosten seien nicht trennbar. Das Bundesgericht hält dem entgegen: Die Vorinstanz stellte fest, dass der Arbeitnehmer ein Mobiltelefon für seine berufliche Tätigkeit benötigte, die Arbeitgeberin ihm kein Gerät zur Verfügung stellte und keine Abrechnung oder Rückerstattung leistete. Da das Mobiltelefon ein notwendiges Arbeitsinstrument war, hätte die Arbeitgeberin nach Art. 327 Abs. 1 OR ein solches bereitstellen müssen. Bei gemischter Nutzung eines Arbeitsinstruments, das der Arbeitgeber nicht bereitstellt, trägt der Arbeitgeber die Kosten. Die Rüge, der Arbeitnehmer hätte ein günstigeres Abonnement wählen müssen, wurde nicht substanziiert vorgebracht.

Kommissionssaldo und Verrechnung (E. 4)

Die Arbeitgeberin verlangt die Verrechnung des negativen Saldos von CHF 12'595.07 mit dem Kommissionsanspruch des Arbeitnehmers. Sie hat jedoch im Berufungsverfahren keine Beschwerde gegen die Abweisung ihrer widerklageweisen Forderung eingelegt. Damit ist dieser Punkt nicht mehr streitig, und das Bundesgericht kann darauf nicht mehr eintreten. Eine gerichtliche Verrechnung von Amtes wegen scheidet aus, da Art. 120 OR eine Verrechnung nur auf Einrede des Schuldners vorsieht.

Einordnung in die Rechtsprechung

Das Urteil steht in der Tradition der bundesgerichtlichen Rechtsprechung zum Auslagenersatz des Handelsreisenden und präzisiert diese in mehreren Punkten:

1. Abrechnungspflicht und Beweislast (Art. 327c OR): Das Urteil bekräftigt die Grundsätze aus BGE 131 III 439 und dem Urteil 4A_249/2025 vom 8. Oktober 2025: Der Arbeitnehmer muss einen detaillierten Dekompt vorlegen und die Notwendigkeit der Auslagen beweisen. Im vorliegenden Fall genügte eine auf den Klientenlisten der Arbeitgeberin basierende Kilometerschätzung, weil diese dem Arbeitgeber die Überprüfung ermöglichte. Dies ist eine Präzisierung: Auch eine auf externen Unterlagen (hier: Klientenlisten der Arbeitgeberin) beruhende Gesamtschätzung kann als Abrechnung im Sinne von Art. 327c Abs. 1 OR genügen, wenn dem Arbeitgeber die Nachprüfung möglich ist.

2. Ergänzung der Spesenpauschale bei Untendeckung: Nach BGE 131 III 439 E. 4 und 5.3.2 kann der Handelsreisende neben einer ungenügenden Pauschale die effektiven Mehrkosten verlangen. Das vorliegende Urteil bestätigt diesen Grundsatz und wendet ihn konsequent an: Die vereinbarte provisionsbasierte Pauschale deckte die effektiven Berufsauslagen nicht, weshalb der Arbeitnehmer den Differenzbetrag geschuldet ist.

3. Richtermacht bei unbelegten Auslagen (Art. 42 Abs. 2 OR): Das Urteil bestätigt, dass Art. 42 Abs. 2 OR bei Berufsauslagen des Handelsreisenden ergänzend herangezogen werden kann, wenn ein Teil der Auslagen dem Grunde nach erwiesen, aber im Detail nicht genau beziffert werden kann (hier: Fahrten zu Prospekten ohne Vertragsabschluss). Dies stellt eine Bestätigung der Praxis dar, die auch in 4A_610/2018 vom 29. August 2019 E. 6.1 angewandt wurde.

4. Arbeitsinstrumente und gemischte Nutzung: Bei einem Mobiltelefon als notwendiges Arbeitsinstrument hat der Arbeitgeber nach Art. 327 Abs. 1 OR dieses bereitzustellen. Tut er dies nicht und nutzt der Arbeitnehmer ein eigenes Gerät, sind die Kosten vom Arbeitgeber zu tragen — auch bei gemischter Nutzung. Dies steht im Einklang mit der Rechtsprechung zu 4A_379/2020 (Kilometerentschädigung bei Privatfahrzeug) und dem Grundsatz, dass Abreden nach Art. 327a Abs. 3 OR, wonach der Arbeitnehmer Berufsauslagen selbst trägt, nichtig sind.

Fazit

Das Bundesgericht weist die Beschwerde der Arbeitgeberin ab, soweit sie zulässig ist. Die kantonale Beurteilung wird in allen Punkten bestätigt: Die Kilometerentschädigung von CHF 14'504 (berechnet mit 20'720 km × CHF 0.70/km, erweitert um CHF 1'334.75 Telefonkosten) sowie der Kommissionssaldo von CHF 10'439.40 sind geschuldet. Das Urteil präzisiert zwei praktisch wichtige Punkte: (1) Eine auf den eigenen Klientendaten der Arbeitgeberin beruhende Kilometerschätzung erfüllt die Abrechnungspflicht nach Art. 327c OR, und (2) bei notwendigen Arbeitsinstrumenten, die der Arbeitgeber nicht bereitstellt, trägt er die Kosten auch bei privater Mitnutzung. Die Gerichtskosten von CHF 2'000 und eine Parteientschädigung von CHF 2'500 gehen zu Lasten der unterliegenden Arbeitgeberin.