Executive Summary

• Kernpunkt: Eine Immobilienverwalterin (Gérante) verlangte von der Eigentümerin zusätzliche Honorare von 4 % der Heizkosten-Nebenkostenabrechnungen, die im Gérance-Vertrag nicht ausdrücklich vorgesehen waren.
• Entscheidung: Das Bundesgericht bestätigt die kantonale Auslegung nach der subjektiven Methode (Art. 18 OR): Die Parteien hatten keine Vergütung für die Erstellung der Nebenkostenabrechnungen vereinbart; die Honorarvereinbarung (3,5 % der Nettoeinnahmen plus abschliessende Zusatzliste) war erschöpfend.
• Bedeutung: Das Urteil präzisiert die Grenzen der Vertragsauslegung bei Gérance-Verträgen und zeigt, dass eine potestative Verordnungsnorm (Art. 4 Abs. 3 OBLF) nicht einen stillschweigenden Vergütungsanspruch des Verwalters gegenüber dem Eigentümer begründet; die OBLF regelt das Vermieter-Mieter-Verhältnis, nicht das Eigentümer-Verwalter-Verhältnis.

Sachverhalt

Am 19. August 2013 schlossen B.________ SA (Eigentümerin) und A.________ (Verwalterin) einen Gérance-Vertrag über ein Immobilienensemble in U.________. Der Vertrag regelte in Art. 3 die Pflichten der Verwalterin, namentlich die Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung («dresser le décompte annuel des frais accessoires»). Art. 8 sah als Vergütung eine Gérance-Pauschale von 3,5 % der Nettoeinnahmen vor sowie eine abschliessende Liste von Zusatzhonoraren (z. B. Vertretung vor Behörden, Mieterhöhungen, Unterhalts-/Renovationsarbeiten, Betreibungen).

Im April 2017 fand eine Besprechung statt, in deren Protokoll ein Betrag von CHF 87'917.25 (inkl. MWST) als «Honorare für Heizkostenabrechnungen» erwähnt wird. Der Vertrag wurde per 31. Mai 2019 gekündigt. Die Verwalterin klagte auf CHF 140'747.85 und berief sich darauf, die Parteien hätten eine Zusatzvergütung von 4 % der Heizkostenrechnungen vereinbart.

Das Tribunal régional wies die Klage ab (Urteil vom 18. Juli 2025), und die Cour d'appel civile du Tribunal cantonal neuchâtelois bestätigte dies am 10. November 2025.

Erwägungen

Massgebliche Rechtsgrundlagen

Art. 18 Abs. 1 OR (SR 220) «Bei der Beurteilung eines Vertrages sowohl nach Form als nach Inhalt ist der übereinstimmende wirkliche Wille und nicht die unrichtige Bezeichnung oder Ausdrucksweise zu beachten, die von den Parteien aus Irrtum oder in der Absicht gebraucht wird, die wahre Beschaffenheit des Vertrages zu verbergen.»

Art. 257b Abs. 1 OR (SR 220) «Bei Wohn- und Geschäftsräumen sind die Nebenkosten die tatsächlichen Aufwendungen des Vermieters für Leistungen, die mit dem Gebrauch zusammenhängen, wie Heizungs-, Warmwasser- und ähnliche Betriebskosten, sowie für öffentliche Abgaben, die sich aus dem Gebrauch der Sache ergeben.»

Art. 4 Abs. 3 OBLF (SR 221.213.11) «Die Verwaltungskosten infolge der Erstellung der Abrechnung können nach dem effektiven Aufwand oder bis zu den ortsüblichen Ansätzen in Rechnung gestellt werden.»

Subjektive Vertragsauslegung nach Art. 18 OR

Das Bundesgericht stellt die massgebliche Grundsätze der Vertragsauslegung dar (E. 3.1): Massgebend ist der übereinstimmende wirkliche Wille der Parteien (Priorität der subjektiven Willensermittlung). Dabei unterscheidet das Gericht zwischen:

• Tatsächlicher Konsens (übereinstimmende Willenserklärungen, die Parteien haben sich verstanden und binden wollen);
• Offener Dissens (Parteien haben sich nicht verstanden, wissen dies von Anfang an – kein Vertrag);
• Versteckter Dissens (übereinstimmende Erklärungen, aber unaufgelöstes Missverständnis – Vertrag im objektiven Vertrauenssinn).

Die Ermittlung des tatsächlichen Parteiwillens erfolgt anhand von Indizien: Erklärungen vor und nach Vertragsabschluss, das Verhalten der Parteien nach Vertragsschluss. Diese Würdigung ist Tatfrage und entzieht sich der Bundesgerichtsrevision, ausser bei Willkür (Art. 9 BV).

Wortlaut des Gérance-Vertrags als massgeblicher Ausgangspunkt

Das Bundesgericht hält fest, dass die kantonale Auslegung nicht willkürlich ist (E. 3.2): Art. 3 des Vertrages ordnet die Erstellung der Nebenkostenabrechnungen ausdrücklich den Pflichten der Verwalterin zu; deren Vergütung erfolgt über die Gérance-Pauschale von 3,5 %. Dass Art. 8 Abs. 2 eine Liste zusatzvergütungspflichtiger Tätigkeiten enthält, die die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen nicht erwähnt, wird als erschöpfende Aufzählung verstanden – umso mehr, als es sich bei beiden Parteien um Immobilienfachleute handelt, die mit klaren Vergütungsregelungen rechnen können.

Die Besprechung vom 24. April 2017

Die Beschwerdeführerin berief sich auf ein Protokoll einer Sitzung vom 24. April 2017, in dem CHF 87'917.25 als «Honorare für Heizkostenabrechnungen» erwähnt werden. Das Bundesgericht hält dazu fest (E. 3.3.2):

1. Keine Vertretungsmacht: Der damalige Finanzdirektor C.________ war weder Organ (Art. 718 OR) noch Handlungsbevollmächtigter (Art. 721 OR) der Beklagten und konnte diese rechtlich nicht binden.
2. Zeitlicher Abstand: Das Protokoll stammt aus dem Jahr 2017, fast vier Jahre nach Vertragsabschluss (2013), und gibt daher nicht zwingend den ursprünglichen Parteiwillen wieder.
3. Inhaltliche Unklarheit: Der Betrag ist im Protokoll nicht näher erläutert; C.________ selbst konnte nicht erklären, worauf er zurückgeht, und gab nicht an, dass diese Vergütung vertraglich geschuldet sein sollte.
4. Zweck der Sitzung: Die Sitzung diente der Information über Rechnungsdetails, nicht der Neuvereinbarung von Vergütungsbedingungen.

Verhalten nach Vertragsschluss

Ebenso wenig überzeugte das Berufungsvorbringen zum E-Mail vom 27. Mai 2019 (E. 3.3.3): Ein Mitarbeitender der Beklagten hatte zwar einen Teilbetrag von CHF 40'000 bezahlt und die Abrechnungen nicht bekämpft, doch folgt daraus keine Anerkennung eines Zusatzanspruchs der Verwalterin auf Vergütung für die Erstellung der Abrechnungen über die Gérance-Pauschale hinaus.

Art. 4 Abs. 3 OBLF und Art. 257b OR

Die Beschwerdeführerin berief sich vergeblich auf Art. 4 Abs. 3 OBLF (E. 3.2 a.E.): Diese Bestimmung regelt das Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter hinsichtlich der Verwaltungskosten bei der Nebenkostenabrechnung, nicht aber dasjenige zwischen Eigentümer und Verwalter. Sie ist potestativer Natur («können») und begründet weder einen zwingenden Anspruch des Verwalters noch eine stillschweigende Vergütungsabrede zwischen den Vertragsparteien des Gérance-Vertrages. Hätte die Verwalterin einen Anspruch auf diese Vergütung haben sollen, hätte es einer ausdrücklichen vertraglichen Regelung bedurft.

Einordnung in die Rechtsprechung

Das Urteil steht in der kontinuierlichen Linie der Rechtsprechung zur subjektiven Vertragsauslegung nach Art. 18 OR:

• Bestätigung von BGE 144 III 93: Das Bundesgericht wendet wie in BGE 144 III 93 die zweistufige Auslegungsmethode an (zunächst subjektive Willensermittlung, subsidiär objektive Auslegung bei verstecktem Dissens). Das Urteil bestätigt, dass die Feststellung des tatsächlichen Parteiwillens eine Tatfrage ist, die dem Willkürverbot untersteht (vgl. auch BGE 144 III 93).
• Bestätigung von BGE 130 III 417: Klare Vertragsklauseln dürfen nicht ohne zwingende Gründe departed werden (vgl. BGE 130 III 417).
• Präzisierung gegenüber BGE 136 III 186 und den Entscheiden 4A_219/2024, 4A_138/2024, 4A_323/2025 und 4A_327/2024: Selbst wenn der klare Wortlaut nicht zwingend den wahren Parteiwillen wiedergibt, können äussere Umstände – hier: das nachträgliche Verhalten – nicht willkürlich gegen den Wortlaut ausgelegt werden, wenn die professionellen Parteien einen detaillierten Vergütungsanhang vereinbart haben und dieser die streitige Leistung nicht erwähnt.
• Neue Akzentsetzung: Das Urteil präzisiert die Reichweite von Art. 4 Abs. 3 OBLF: Diese Verordnungsnorm regelt ausschliesslich das Mieter-Vermieter-Verhältnis und kann nicht als stillschweigende Grundlage für einen Vergütungsanspruch des Verwalters gegen den Eigentümer herangezogen werden. Dies ist für die Praxis der Immobilienverwaltung bedeutend.

Fazit

Das Bundesgericht weist die Beschwerde ab. Die kantonale Auslegung, wonach die Parteien keine Zusatzvergütung von 4 % für die Erstellung der Nebenkostenabrechnungen vereinbart haben, ist nicht willkürlich und verstösst nicht gegen Bundesrecht. Massgebend ist, dass (1) der Vertrag die Erstellung der Abrechnungen als Pflicht der Verwalterin ohne separate Vergütung vorsieht, (2) die Zusatzvergütungsliste in Art. 8 Abs. 2 als erschöpfend zu betrachten ist, (3) die nachträglichen Indizien (Sitzungsprotokoll 2017, E-Mail 2019) den ursprünglichen Parteiwillen nicht belegen, und (4) Art. 4 Abs. 3 OBLF das Vermieter-Mieter-Verhältnis regelt, nicht das Eigentümer-Verwalter-Verhältnis. Gerichtskosten von CHF 5'500 werden der Beschwerdeführerin auferlegt; eine Parteientschädigung von CHF 6'500 ist der Beschwerdegegnerin zu bezahlen (Art. 66 Abs. 1 und Art. 68 LTF).