Executive Summary

• Kernpunkt: Ein Professor verlangte Einsicht in den gesamten internen Untersuchungsbericht (Klimaaudit) seines Departements, der auch Daten über ihn enthielt; das Bundesgericht grenzte das Zugangsrecht nach LPD ein.
• Entscheidung: Der Rekurs wird abgewiesen. Das Zugangsrecht nach Art. 25 LPD umfasst nur Daten, die den Beschwerdeführer persönlich betreffen; der Zugriff auf Erklärungen von Drittpersonen, die unter Vertraulichkeitszusage gemacht wurden, kann aufgrund überwiegender Drittwiderinteressen verweigert werden (Art. 26 LPD).
• Bedeutung: Das Urteil präzisiert, dass der Anspruch auf Akteneinsicht im LPD-Zugangsverfahren nicht durch Art. 53 CPC gewährt wird, wenn die Akten selbst den Streitgegenstand bilden; zudem bestätigt es, dass bei Vertraulichkeitszusage selbst Schwärzung der Namen nicht ausreicht, wenn die Identifizierung durch Rückschlüsse notwendiggerweise möglich bleibt.

Sachverhalt

A.________ war ordentlicher Professor am Departement xxx des IHEID in Genf. Nach Erreichen der AHV-Altersgrenze wurde sein Vertrag zunächst bis zum 31. August 2022 verlängert. Er beantragte eine weitere Verlängerung bis Ende 2023, um ein vom SNF gefördertes Forschungsprojekt abzuschliessen.

Der Stiftungsrat des IHEID liess ein Klimaaudit des Departements xxx durch den externen Anwalt D.________ durchführen und teilte A.________ mit, dass eine Entscheidung über die Vertragsverlängerung erst nach Abschluss der Untersuchung erfolgen könne. A.________ wurde im Rahmen der Untersuchung befragt. Der Abschlussbericht datiert vom 15. September 2022. Sein Vertrag als Professor wurde nicht verlängert; er erhielt einen Emeritierungsvertrag zu 50 % für September bis Dezember 2022.

Ab November 2022 verlangte A.________ Einsicht in den Untersuchungsbericht, da dieser notwendigerweise personenbezogene Daten über ihn enthalte. Das IHEID verweigerte die Herausgabe mit der Begründung, das Klimaaudit sei keine Untersuchung gegen ihn, sondern ein allgemeines Audit, und der Bericht enthalte vertrauliche Daten von Drittpersonen.

Das Genfer Arbeitsgericht (Tribunal des prud'hommes) verpflichtete das IHEID zur Herausgabe der Teile I, II, III und VI des Berichts, verweigerte aber die Herausgabe der Teile IV und V (Aussagen und Analyse der Aussagen), da trotz Schwärzung der Namen eine Identifizierung der befragten Personen möglich sei. Die kantonale Instanz (Chambre des prud'hommes der Cour de justice du canton de Genève) reduzierte den Anspruch weiter: Sie gewährte nur noch die vollständige Partie I und einzelne Abschnitte der Partie VI.

Erwägungen

Zulässigkeit und Rechtsgrundlagen

Das Bundesgericht bestätigte die Zulässigkeit des Rekurses in Zivilsachen (Art. 72 f. BGG). Der Streit betrifft das Zugangsrecht nach Art. 25 ff. LPD und ist nicht vermögensrechtlicher Natur, weshalb die Streitwertgrenze nicht gilt (Art. 74 Abs. 1 BGG e contrario). Eine 5er-Besetzung wurde gemäss Art. 22 Abs. 1 lit. c BGG gebildet.

Verfahrensrechtlicher Gehörsanspruch (Art. 29 BV, Art. 53 CPC)

Der Rekurrent machte geltend, die Verweigerung des Zugangs zum Untersuchungsbericht während des Verfahrens verletze den Anspruch auf Waffengleichheit und das Gehörsrecht.

Das Bundesgericht hielt fest, dass der Anspruch auf Akteneinsicht nach Art. 53 CPC nicht absolut ist, sondern durch überwiegende öffentliche oder private Interessen eingeschränkt werden kann (Art. 53 Abs. 2 CPC; BGE 144 II 427 E. 3.1.1). Das Gericht kann Schutzmassnahmen nach Art. 156 CPC anordnen, namentlich Beschränkung der Akteneinsicht, Schwärzung von Dokumenten oder Geheimhaltungspflichten.

Massgeblich war, dass der Untersuchungsbericht den Streitgegenstand selbst bildete: Wäre der Rekurrent vorab Einsicht in den Bericht erhalten, hätte er bereits alle Informationen erhalten, über deren Herausgabe das Verfahren entscheiden sollte. Das wäre einer vorweggenommenen Hauptsache gleichgekommen. Das Bundesgericht verwies auf den parallelen Fall 4A_76/2023, wo im Datenschutzkontext ebenfalls der vollständige Zugang zum Dossier abgelehnt wurde, da dieser den Rechtsstreit gegenstandslos gemacht hätte. Ebenso wurde analogisiert, dass das Zugangsrecht nach LPD nicht einstweilig durchgesetzt werden kann, da die Herausgabe der Daten den materiellen Anspruch erschöpfen würde (vgl. BGE 141 III 564 E. 4.2.2 zur Rechnungslegung nach Art. 400 Abs. 1 OR).

Der Grundsatz der Waffengleichheit wurde nicht verletzt, da die beiden Parteien von vornherein nicht im gleichen Verhältnis zum Bericht standen: Das IHEID hatte ihn in Auftrag gegeben, während A.________ gerade die Herausgabe begehrte.

Sachlich-rechtliches Zugangsrecht nach Art. 25 ff. LPD

Art. 25 LPD (SR 235.1) «1 Toute personne peut demander au responsable du traitement si des données personnelles la concernant sont traitées. 2 La personne concernée reçoit les informations nécessaires pour qu'elle puisse faire valoir ses droits selon la présente loi et pour que la transparence du traitement soit garantie. Dans tous les cas, elle reçoit les informations suivantes: a. l'identité et les coordonnées du responsable du traitement; b. les données personnelles traitées en tant que telles; c. la finalité du traitement; d. la durée de conservation des données personnelles ou, si cela n'est pas possible, les critères pour fixer cette dernière; e. les informations disponibles sur l'origine des données personnelles, dans la mesure où ces données n'ont pas été collectées auprès de la personne concernée; f. le cas échéant, l'existence d'une décision individuelle automatisée ainsi que la logique sur laquelle se base la décision; g. le cas échéant, les destinataires ou les catégories de destinataires auxquels des données personnelles sont communiquées, ainsi que les informations prévues à l'art. 19 al. 4.»

Art. 26 LPD (SR 235.1) «1 Le responsable du traitement peut refuser, restreindre ou différer la communication des renseignements dans les cas suivants: a. une loi au sens formel le prévoit, notamment pour protéger un secret professionnel; b. les intérêts prépondérants d'un tiers l'exigent; c. la demande d'accès est manifestement infondée notamment parce qu'elle poursuit un but contraire à la protection des données ou est manifestement procédurière. 2 Il est au surplus possible de refuser, de restreindre ou de différer la communication des renseignements dans les cas suivants: a. lorsque le responsable du traitement est une personne privée et que les conditions suivantes sont remplies: 1. ses intérêts prépondérants l'exigent, 2. il ne communique pas les données à un tiers.»

Das Bundesgericht stellte klar, dass das Zugangsrecht nach Art. 25 LPD bedingungslos ist, jedoch eine Interessenabwägung nach Art. 26 LPD vorgenommen werden muss, wenn die Daten untrennbar mit Daten von Drittpersonen verknüpft sind (BGE 141 III 119 E. 6.2). Der Verantwortliche muss ein Triage durchführen und darf keine Drittdaten herausgeben (Art. 7 und 8 LPD).

Partie I (Auftrag an den Untersuchungsleiter): Herausgabepflicht bestätigt

Die kantonale Instanz gewährte zu Recht den Zugang zur Partie I, die den Auftrag an den Anwalt beschreibt. Der Rekurrent hat Anspruch auf Kenntnis der Finalität der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten (Art. 25 Abs. 2 lit. c LPD).

Partien II und III (Vertraulichkeitszusage und Chronologie): Kein Anspruch

Der Rekurrent machte geltend, er habe Anspruch auf Informationen über die Herkunft seiner Daten (Art. 25 Abs. 2 lit. e LPD). Das Bundesgericht hielt dagegen, dass der Rekurrent bereits wusste, dass der Anwalt Mitarbeiter des Departements befragt und ihnen Vertraulichkeit zugesichert hatte. Diese Informationen genügten, um Transparenz über die Erhebungsmethoden zu gewährleisten. Die genaue Zahl und der Zeitpunkt der Befragungen betrafen keine personenbezogenen Daten des Rekurrenten.

Partien IV und V (Aussagen und Analyse): Kein Anspruch

Das Bundesgericht bestätigte die Verweigerung des Zugangs zu den Partien IV und V. Die dort enthaltenen Aussagen und Bewertungen betrafen zwar auch den Rekurrenten, waren aber untrennbar mit den Daten der befragten Drittpersonen verbunden, die unter Zusicherung von Vertraulichkeit und Anonymität gemacht wurden. Eine Interessenabwägung nach Art. 26 LPD ergab, dass das überwiegende Interesse der befragten Personen an der Nichtoffenlegung ihrer Aussagen das Interesse des Rekurrenten an der Kenntnis der über ihn geäusserten Meinungen überwiegt.

Massgeblich war, dass der Untersuchungsleiter den befragten Personen Anonymität und Vertraulichkeit zugesichert hatte. Eine blosse Schwärzung der Namen genügte nicht, da der Rekurrent als langjähriger Professor und ehemaliger Departementsleiter in einem Departement von ca. 15 Personen bei Lektüre der Aussagen die Identität der Sprechenden durch Rückschlüsse hätte ermitteln können.

Das Bundesgericht zog eine Parallele zum Urteil 1C_375/2024 vom 1. Mai 2025, in dem einer Professorin der Zugang zu Gutachten von internen und externen Experten über ihre Befähigung verweigert wurde, weil die Vertraulichkeit sowohl die Identität als auch den Inhalt der Stellungnahmen umfassen musste, um die Unabhängigkeit der Experten und ein gutes Arbeitsklima zu gewährleisten.

Partie VI (Synthese und Schlussfolgerungen): Teilweiser Anspruch

Die kantonale Instanz gewährte Zugang zu bestimmten Abschnitten der Synthese, die den Rekurrenten persönlich betrafen (Auswirkungen von Spannungen zwischen dem Rekurrenten und einem Kollegen, Verneinung des Dysfunktionsvorwurfs gegen einen bestimmten Professor, Verhalten des namentlich genannten Rekurrenten, mögliche Vertragsverlängerung). Andere Abschnitte, die sich auf «Professoren» oder «gewisse Professoren» im Allgemeinen bezogen, enthielten keine personenbezogenen Daten des Rekurrenten im Sinne von Art. 5 lit. a LPD, da er in diesen Formulierungen nicht spezifisch identifizierbar war.

Zugang zur Schlussfolgerung des Untersuchungsleiters wurde zu Recht gewährt, obwohl der Rekurrent dort nicht namentlich genannt wird, da er nach Kenntnis der Finalität der Datenverarbeitung ein Recht darauf hat zu wissen, ob der Untersuchungsleiter Schlussfolgerungen zum Klima im Departement gezogen hat.

Einordnung in die Rechtsprechung

Das Urteil steht in der Kontinuität der Rechtsprechung zum Zugangsrecht nach LPD/aLPD:

• BGE 141 III 119: Das Bundesgericht hielt fest, dass bei untrennbar mit Drittdaten verknüpften Informationen eine Interessenabwägung nach Art. 26 LPD durchzuführen ist und Anonymisierung als weniger einschneidende Massnahme Vorrang vor vollständiger Verweigerung haben sollte. Das vorliegende Urteil präzisiert, dass Anonymisierung nicht ausreicht, wenn die Identifikation durch Rückschlüsse gleichwohl möglich bleibt.

• 4A_76/2023: In einer Datenschutzstreitigkeit wurde der vollständige Akteneinsichtsanspruch verweigert, da dieser das Verfahren gegenstandslos gemacht hätte. Das vorliegende Urteil bestätigt diesen Ansatz und überträgt ihn auf den Kontext interner Untersuchungen im Arbeitsrecht.

• 1C_375/2024 (5er-Besetzung): Vertraulichkeitszusage an Experten in akademischen Befähigungsverfahren. Das vorliegende Urteil erweitert den Gedanken auf interne Untersuchungen (Klimaaudits) im Arbeitsumfeld und bestätigt, dass die Vertraulichkeitszusage sowohl die Identität als auch den Inhalt der Stellungnahmen umfassen kann.

• BGE 138 III 425: Das Zugangsrecht ist bedingungslos, erfordert aber bei Drittwiderinteressen eine Interessenabwägung.

Fazit

Das Urteil 4A_504/2025 klärt mehrere praxisrelevante Fragen am Schnittpunkt von Datenschutzrecht und Arbeitsrecht:

Erstens bestätigt es, dass der Anspruch auf Akteneinsicht im LPD-Verfahren nicht durch Art. 53 CPC gewährt werden kann, wenn die Akten selbst den Streitgegenstand bilden. Ein vorzeitiger Zugang würde den materiellen Zugangsanspruch erschöpfen und das Verfahren gegenstandslos machen.

Zweitens präzisiert es den Umfang des Zugangsrechts nach Art. 25 LPD bei internen Untersuchungsberichten: Das Zugangsrecht umfasst nur Informationen, die den Beschwerdeführer als identifizierte oder identifizierbare Person betreffen. Informationen über die Modalitäten der Datenerhebung (wie Zahl und Zeitpunkt der Befragungen) fallen nicht darunter, wenn sie keine personenbezogenen Daten des Beschwerdeführers enthalten.

Drittens bekräftigt es, dass bei Vertraulichkeitszusagen an befragte Personen in internen Untersuchungen eine blosse Schwärzung der Namen nicht ausreicht, um das überwiegende Drittwiderinteresse an der Nichtoffenlegung zu wahren, wenn die Identifikation durch Rückschlüsse in einem überschaubaren Personenkreis gleichwohl möglich bleibt. Dies ist für die Praxis von Unternehmen und Institutionen, die interne Untersuchungen durchführen, von erheblicher Bedeutung.